yönetici asistanlığı

Öncelikle günümüzün yönetici asistanı kavramının dünkü sekreter kavramından oldukça farklı olduğunu belirtmek gerekir.  Bu noktada ilk akla gelen soru genelde sektörünün ve şirketin büyüklüğüne bağlı olarak değişebilmekle beraber yönetici asistanlarının temel görevleri nelerdir sorusu olmaktadır.

Bu tipik görevlerin en sık yapılanlarını sıralayacak olursak bunları; randevu planlaması, toplantıları koordine etme, e-posta yanıtlama, aramaları yöneticiye aktarma veya yöneticinin istediği telefon bağlantılarını yapma, yöneticinin iş postalarını organize etme, yöneticinin dosyalama sistemini yönetme, bilgisayar ortamında gerekli verileri girme şeklinde sıralayabiliriz.

Günümüzde yönetici asistanlığı pozisyonunun görev ve sorumluluk kapsamı, bu tipik görevlerin yanı sıra bütçeleme, müşteri hizmetlerini planlama, internet araştırması, web sitesi tasarımı ve sosyal medya yönetimi de dahil olmak üzere bir çok diğer alanda, bir dizi farklı görevi de içine alacak şekilde genişleme yönünde bir gelişme seyri izlemektedir.

Bir başka merak edilen soru ise meslek olarak büro yönetimi ve yönetici asistanlığı hangi artılara ve eksilere sahiptir sorusudur.

Önce artılarına bakacak olursak bunlar:

  • Şirketin etkinliği noktasında oldukça büyük bir rol oynar.  Yönetici asistanı tarafından yapılan organizasyon ve hazırlık çalışmaları olmadan yöneticinin etkinliği kaybolmuş olacaktır. Bu sebeple her zaman şirket içerisinde önemli bir konum ve işleve sahiptir.
  • Her gün bir diğerinden farklıdır. Rutin ve sıkıcı bir iş değildir. Çünkü her günün gerektirdiği yönetsel ihtiyaçlar farklı olabildiğinden kişinin sürekli kendini mesleki açıdan geliştirebilme olanağı söz konusudur.
  • Farklı görev ve statülerde pek çok insanla iletişim kurma ve tanışma imkânı yaratır.
  • Hemen hemen her sanayi ve ticari şirketinin yönetici asistanlarına ihtiyacı vardır. Bu alanda yetkinleşmiş iş gücüne her zaman iş olanağı hazırdır.

Eksilerine baktığımızda ise;

  • Sorumluluğu ve stres düzeyi yüksek bir iştir.
  • Zor kişilikler ile başa çıkmayı gerektirir. Bu iş diğer insanlarla sürekli etkileşim gerektirir ve çoğu zaman hoşnutsuz çalışanlar, müşteriler ya da yöneticiler ile uğraşmak zorunda olunacağı anlamına gelir.

Gerekli Beceriler:

yonetici asistanlığıTeknolojiyi Kullanabilme Becerisi:  Veri girişi, not alma, sunum hazırlama ve tablo oluşturmayı biliyor olmak. Bir yönetici asistanı elektronik tablolar, veritabanları, kelime işlem ve grafik sunum yazılımı dahil olmak üzere ofis yazılım programları ile çalışmak durumundadır.

Yazma ve redaksiyon becerileri:  Yöneticinin dış iletişiminin temsilcisi olarak, kusursuz gramer ve ifade becerisine sahip olması gerekir.

Temel muhasebe bilgisi: Şirketin uzman muhasebe görevlisi olsa da yönetici asistanı muhasebe ilkeleri konusunda bilgi sahibi olma ve yöneticiye sunulmak üzere hazırlanan verileri anlayabilme becerisine de sahip olmalıdır.

İletişim becerileri:  Yüz yüze, telefonla ya da e-posta yoluyla yöneticiler, çalışanlar ve müşteriler ile etkileşim halinde olunduğundan güçlü bir iletişim yeteneğine sahip olmak zorunluluktur.

Organizasyon becerisi:   Yönetici asistanları her şeyi düzenli tutmak, plan ve programları, dosyaları, gelen ve giden yazışmaları, genel ofis işleri de dahil olmak üzere organize etmek durumundadır.

Problem çözme yeteneği:  Büyük ölçüde insan unsuru işin içinde olduğundan bu konuda ortaya çıkacak beklenmedik sorunlar kaçınılmazdır. Bu tip durumlarda sorunları aşacak pratik çözümler üretebilmek gerekecektir. Üstelik yönetici asistanlarının çoğu zaman aynı anda birçok ayrıntı ile uğraşmaları ve zorlu durumların üstesinden gelmeleri gerekir. Hatta zaman zaman ofis personeli arasındaki çatışmaları gidermekte de rol almak gerekecektir.

Zaman yönetimi: Bir yönetici asistanı, kendi zamanını ve patronunun zamanı yönetmek durumundadır.  Toplantılar, eğitimler, yazışmalar, cevap verilmesi gereken e-postalar, iş seyahatleri, şirket içi çalışmalar derken yapılması gereken onca iş ve çok iyi değerlendirilmesi gereken kısıtlı zamana sahip olunduğu düşünüldüğünde zaman yönetiminin ne kadar hayati bir konu olduğu kolaylıkla anlaşılacaktır.

Yönetici asistanı olmak için üstesinden gelinmesi gereken görevler ve bu görevler esnasında karşılaşılan zorluklar göz önünde tutulduğunda, bir yönetici,  işletme sahibi ya da bir profesyonel grubun işlerini organize eden kişiler olarak görevine sabırla ve azimle devam eden pek çok yönetici asistanının kamu alanında,  yüksek öğrenim kurumlarında,  kar amacı gütmeyen kuruluşlarda veya özel şirketlerde nasıl olup ta yüksek pozisyonlara gelebildikleri sorusu açıklığı kavuşmuş olacaktır.

Tüm bu bilgilerin ışığında düşündüğünüzde eğer yönetici asistanı olmak bana göre bir iş diyorsanız, bu konuda gerekli donanıma sahip olabilmek ve uzman desteği alabilmek için MEB Akademi eğitimlerinden yararlanabilirsiniz. EĞİTİMİ İNCELE

Yorumlar   

0 #1 Meral KÖKÇE 05-03-2016 18:57
Evet mesleğimi gerçekten seviyorum. Beni pek çok açıdan geliştirdi. Özellikle iletişim konusunda çok yararı oldu. Profesyonel hayatta insan ilişkileri bence en kritik nokta ve bu konuda iyi olan bir asistanın başarısız olması söz konusu değil.
Alıntı

Yorum ekle


Güvenlik kodu
Yenile